Versão: 01
Aprovação em: 07/06/2016
Ato de Aprovação: Resolução nº 05/2016
Unidade Responsável: Chefia de Gabinete da Câmara Municipal de Marataízes/ES
Unidade Executora: Assessor de Imprensa e Cerimonial
O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE MARATAÍZES DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições que lhes são conferidas; e
CONSIDERANDO que o Sistema de Controle Interno é exercido em obediência ao disposto na Constituição Federal, e demais legislações, bem como as normas específicas do TCE/ES; e
CONSIDERANDO o disposto na Lei Municipal nº. 1.490/2012 que criou o Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal de Marataízes, Resolução Administrativa nº 002/2013, Constituição Federal de 1988, Lei Orgânica Municipal e Resolução 01/2016;
CONSIDERANDO o disposto na Resolução Normativa do TCE/ES nº 227/2012, que versa da implantação do Sistema de Controle Interno no Estado do Espírito Santo.
RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a serem observados no desenvolvimento e divulgação de campanhas e procedimentos relacionados aos cerimoniais e a realização de eventos, no âmbito da Câmara Municipal de Marataízes/ES.
Art. 2º Esta Instrução Normativa abrange todos os servidores da Câmara Municipal de Marataízes/ES, no exercício de atividades relacionadas a esta Instrução Normativa.
Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se Assessor de Cerimonial o Responsável por eventos promovidos pelo Poder Legislativo Municipal.
Art. 4º A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Legislativo, no sentido de atendimento aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência dispostos no Artigo 37 da Constituição Federal, amparada ainda nos artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, Lei Orgânica Municipal, Resolução Normativa 227/2011 do TCEES e Resolução nº 01/2016; além de outras normas que venham assegurar o cumprimento dos princípios inerentes, bem como Legislação Municipal, disposições do Tribunal de Contas do Estado e demais legislação que regulamenta as atividades no âmbito da administração pública.
Art. 5º São responsabilidades da Unidade Responsável pela Instrução Normativa - Assessoria de Gabinete da Câmara Municipal de Marataízes - Chefe de Gabinete:
I - Promover a divulgação e implementação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada; orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação;
II - Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão.
Art. 6º São responsabilidades da Unidade Executora:
I - Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa (Chefia de Gabinete), quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de atualização;
II - Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa (Chefia de Gabinete) sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho para o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
III - Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
Art. 7º São responsabilidades do Controle Interno:
I - Prestar apoio técnico na fase de elaboração e atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
II - Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao Sistema Comunicação Social - SCS, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles.
III - Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da Câmara, zelando pelo fiel cumprimento da mesma.
Art. 8º Serão procedimentos do Assessor de Cerimonial:
I - Prestar assessoria ao Chefe de Cerimonial em todos os eventos promovidos no legislativo Municipal;
II - Recepcionar visitantes e convidados nos cerimoniais;
III - Zelar pelo bom andamento dos trabalhos nos cerimoniais;
IV - Ajudar na recepção de visitas e convidados;
V - Manter o arquivo setor organizado e atualizado;
VI - Digitar convites, diplomas e outros documentos;
VII - Organizar todos os eventos realizados pelo Poder Legislativo Municipal;
VIII - Dirigir e coordenar o serviço de cerimonial em todas as solenidades;
IX - Organizar conjuntamente com demais setores as cerimonias oficiais do Legislativo quando necessário;
X - Determinar as normas do cerimonial a serem usadas nos atos, solenidades, comemorações e cerimônias de responsabilidade da Câmara Municipal de Marataízes;
XI - Proceder a elaboração de lista de convidados, expedir convites e tomar providências necessárias para à execução e convocação de servidores e colaboradores dos eventos da Câmara Municipal de Marataízes;
XII - Responsabilizar-se pela orientação e convocação de servidores e colaboradores de eventos da Câmara Municipal de Marataízes;
XIII - Auxiliar o/a Secretária da Mesa Diretora nos trabalhos referentes às Sessões Ordinárias e Extraordinárias - (emissão de cópias de processos, execução de roteiros e informativos, elaboração de ofícios a serem distribuídos aos vereadores e outros relacionados aos preparativos das sessões);
XIV - Emitir relatórios e informar sobre as atividades desenvolvidas pelo setor ao superior hierárquico quando solicitado;
XV - Gerenciar o agendamento do espaço da Câmara solicitado por terceiros na Secretaria Geral para a realização de reuniões, exposições e outros eventos, após o conhecimento e deferimento do Presidente da Câmara Municipal de Marataízes;
XVI - Organizar e atender as visitas oficiais e educacionais ao legislativo;
XVII - Auxiliar na execução de atividades de cerimonial público e na organização de eventos e solenidades do Poder Legislativo sempre zelando pela qualidade e cumprimento do protocolo oficial;
XVIII - Substituir o/a Secretária da Mesa Diretora em suas ausências;
XIX - Acompanhar as Sessões Ordinárias e Extraordinárias e auxiliar no que couber;
XX - Realizar outras atividades correlatas.
Art. 9º Os termos contidos nesta Instrução Normativa, não eximem a observância das demais normas pertinentes que deverão ser respeitadas por exigência legal.
Art. 10. Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos pela Chefia de Gabinete conjuntamente com a Controladoria Interna e a Presidência.
Art. 11. Caberá a Unidade Central de Controle Interno através de procedimento de auditoria interna, aferir a fiel observância dos dispositivos desta Instrução Normativa.
Art. 12. Esta Instrução Normativa entrará em vigência na data de sua publicação, revogando as disposições a ela contrárias.
Controladoria Interna, em 09 de junho de 2016.
Publique-se. Registre-se. Cumpra-se
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Marataízes.