Versão: 01
Aprovada em: 31/03/2014
Ato de Aprovação: Portaria n° /2014
Unidade Responsável: Sistema de Compras Licitação e Contratos - Departamento de Contabilidade - SCO
I - FINALIDADE
Normatizar os procedimentos de compras para qualquer tipo de materiais e/ou serviços; Assegurar o controle de recebimento dos materiais no que se refere à quantidade e à qualidade; Garantir a otimização do custo dos materiais e/ou serviços utilizados pela Câmara Municipal.
II - ABRANGÊNCIA
Abrange o Departamento de Contabilidade, o Financeiro, o setor de Compras, a Comissão Permanente de Licitação e Pregoeiro, Almoxarifado da Câmara Municipal de Marataízes.
III - CONCEITOS
1. LICITAÇÃO
É o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental, pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou serviços, outorgar concessões, permissões de obra, serviço ou de uso exclusivo de bem público, segundo condições por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentação de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em função de parâmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados, estabelecidos nas Leis n° 8.666/93 e 10.520/02.
2. PRINCÍPIOS QUE REGEM A
LICITAÇÃO
a) Celeridade;
b) Finalidade;
c) Publicidade;
d) Razoabilidade;
e) Proporcionalidade;
f) Competitividade;
g) Justo Preço;
h) Seletividade;
i) Comparação Objetiva das Propostas;
3. MODALIDADE DE
LICITAÇÃO: Convite
É a modalidade de licitação entre, no mínimo, três convidados do ramo pertinente a seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados pela unidade administrativa. E, dentre outras modalidades, a mais simples, sendo adequada a pequenas contratações, cujo objeto não contenha maiores complexidades, ou seja, de pequeno valor, sendo para obras e serviços de engenharia valores não excedentes a R$ 150.000,00 e demais serviços e compras o valor de R$ 80.000,00 (artigo 23, inciso I, alínea "a" e inciso II, alínea "a" da Lei nº 8.666/1993).
4. MODALIDADE DE
LICITAÇÃO: Tomada de Preços
Realizada entre interessados previamente cadastrados ou que preencham os requisitos para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação. É admissível nas contratações de obras, serviços e compras dentro dos limites de valor estabelecidos em lei, sendo, para obras e serviços de engenharia, cujo valor da contratação não ultrapasse R$ 1.500.000,00 e para outros serviços e compras R$ 650.000,00 (artigo 23, inciso I, alínea "b" e inciso II, alínea "b" da Lei n. 8.666/1993).
5. MODALIDADE DE
LICITAÇÃO: Concorrência
Modalidade utilizada para contratações de grande vulto, não se exigindo registro ou cadastramento prévio dos interessados, realizada com ampla publicidade para assegurar a participação de quaisquer interessados. É utilizada quando as contratações excedam os limites previstos para a Tomada de Preços, bem como, para algumas situações expressas na Lei (artigo 23, inciso I, alínea "c" e inciso II, alínea 8.666/1993).
6. MODALIDADE DE
LICITAÇÃO: Pregão
É a modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor estimado da contratação, em que a disputa é feita por meio de propostas e lances em sessão pública. Pode ser Presencial ou Eletrônico.
7. CRITÉRIO DE
JULGAMENTO: Menor Preço
Onde o que se objetiva é a vantagem econômica na obtenção da obra, serviço ou compra, bastando para a escolha que o objeto cumpra o disposto no edital e que a proposta seja mais favorável.
8. CRITÉRIO DE
JULGAMENTO: Melhor Técnica
Leva em consideração, primeiramente, a obra, serviço ou material mais perfeito e adequado aos interesses da Administração. Justifica-se a adoção deste critério para obras, serviços e produtos de alta complexidade e especialização.
9. CRITÉRIO DE
JULGAMENTO: Técnica e Preço
Caracteriza-se por combinar os dois fatores. A técnica é relevante, mas o preço deve também ser considerado no julgamento. Deve-se escolher a proposta mais vantajosa economicamente, mas segundo critérios mínimos de técnica.
10. CRITÉRIO DE
JULGAMENTO: Maior Desconto
Onde o que se objetiva é a vantagem econômica com maior desconto na obtenção da obra, serviço ou compra, bastando para a escolha que o objeto cumpra o disposto no edital e que a proposta seja mais favorável.
11. LICITAÇÕES DE GRANDE
VULTO
São aquelas em que os valores estimados para as obras, compras ou serviços excedem de 25 vezes o limite a partir do qual é exigida concorrência para obras e serviços de engenharia.
12. LICITAÇÃO DE ALTA
COMPLEXIDADE TÉCNICA
E aquela cujo objeto envolva alta especialização, como fator de extrema relevância para garantir a execução do objeto a ser contratado, ou para garantir que não haja risco de comprometimento da continuidade da prestação de serviços públicos essenciais.
13. COMISSÕES PERMANENTES
Julgam as licitações que versem sobre objetos não especializados ou que se insiram na atividade normal e usual do órgão licitante.
14. COMISSÕES ESPECIAIS
Será nomeada quando surgirem situações especiais, distinguidas pela peculiaridades do objeto licitado ou outras circunstâncias.
15. PROJETO BÁSICO E/OU
TERMO DE REFERÊNCIA
É o conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços, elaborados com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilitem a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução.
16. PROJETO EXECUTIVO
Conjunto dos elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT.
17. HABILITAÇÃO
É dever da Administração, ao realizar procedimentos licitatórios, exigir documentos de habilitação compatíveis com o ramo do objeto licitado, especialmente aqueles que comprovem a qualificação técnica e a capacidade econômico-financeira dos licitantes.
Exigências habilitatórias que não podem ultrapassar os limites da razoabilidade, além de não ser permitido o estabelecimento de cláusulas desnecessárias e restritivas ao caráter competitivo. Devem restringir-se apenas ao necessário para o cumprimento do objeto licitado.
É a fase do procedimento em que se analisa a aptidão dos licitantes. Entende-se por aptidão a qualificação indispensável para que sua proposta possa ser objeto de consideração.
18. HOMOLOGAÇÃO
Homologação é ato que ratifica todo o procedimento licitatório e confere aos atos praticados aprovação para que produzam os efeitos jurídicos necessários.
Homologar licitação é ato intransferível e indelegável. Cabe exclusivamente à autoridade competente para esse fim.
Equivale à aprovação do procedimento, pela autoridade superior que, se verificar a ocorrência de alguma irregularidade, anulará o procedimento ou determinará seu saneamento. Se tudo estiver em ordem, ela o homologará.
19. ADJUDICAÇÃO
Adjudicação é ato pelo qual a Administração atribui ao licitante vencedor o objeto da licitação.
Adjudicar o objeto da licitação é ato praticado pela autoridade competente ou responsável pela licitação, quando a modalidade for pregão.
20. ATO ADMINISTRATIVO
PRECÁRIO
Não há qualquer direito subjetivo à obtenção ou à continuidade do ato, daí porque a Administração pode cassá-lo a qualquer momento, sem indenização alguma.
21. COMPRA
Trata-se de instrumento pelo qual a administração adquire definitivamente o domínio de determinado bem. E definida como aquisição integral ou parcelada de bens.
22. FRACIONAMENTO
É a divisão em lotes de um objeto que poderia ser estimado e adquirido num todo. O fracionamento é usado como fuga ao dever de licitar, ou aplicação de uma modalidade inferior. E uma figura negativa, censurável. O tempo não é fator relevante para caracterizar o fracionamento. É previsível para a administração, de acordo com o planejamento, saber qual quantidade de determinado produto deve ser adquirida para consumo durante o exercício. A Lei condena o fracionamento se a aquisição puder ser feita de uma só vez (art. 8º e art. 24, inciso I e II, da Lei n. 8.666/93).
23. PARCELAMENTO
É tecnicamente viável e economicamente vantajoso, pois resultará numa relação custo/benefício, que irá trazer ganhos para a administração. É um loteamento autorizado, visando a obtenção de melhores condições e a ampliação da competitividade, desde que não acarrete elevação dos preços e se preserve, nos diversos parcelamentos, a modalidade apurada em função do valor estimado para o regime anual (arts. 15, IV, e 23, §§ 1º e 2º, da Lei n. 8.666/93).
24. ESPECIFICAÇÃO DO
OBJETO
Definição, de maneira clara e precisa, o objeto da licitação. É fundamental no julgamento das propostas. Não é lícito à administração, no entanto, incluir características excessivas ou irrelevantes ao atendimento de sua necessidade. Não pode, assim, a definição do objeto ser utilizada como mecanismo para afastar potenciais interessados.
25. SERVIÇOS
Serão todas as atividades contratadas que objetivem manter e operar os bens da administração, destacando-se os consertos, montagens, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção e incluindo-se também demolições, os serviços de transportes e locação de bens, publicidade, seguro, e os trabalhos técnico- profissionais.
26. SERVIÇOS CONTÍNUOS
São aqueles serviços auxiliares, necessários à administração para o desempenho de suas atribuições, cuja interrupção possa comprometer a continuidade de suas atividades e cuja contratação deva estender-se por mais de um exercício financeiro. Assim, os serviços contínuos não são aqueles executados de forma contínua; o fato que os define é a necessidade de o serviço ser contínuo na administração, ou seja, se não for prestado causará dano ou prejuízo ao órgão ou entidade. A necessidade que é permanente. Exemplos: serviços de manutenção de elevadores, equipamentos, limpeza e conservação. Os serviços contínuos podem ter prazo com vigência superior à do crédito orçamentário respectivo (regra geral), admitindo-se, também, a prorrogação por períodos iguais e sucessivos, devendo, no entanto, ser respeitado o limite imposto, que é de 60 meses (art. 57, II).
27. REQUISIÇÃO DE
MATERIAIS E SERVIÇOS
Documento que tem por finalidade a requisição cios materiais ou serviços de um processo de compras, este deve ser assinada pelo Ordenador de Despesa como forma de autorizar a aquisição do material ou a contratação do serviço que possui informações como: Tipo: material/serviço; assinatura, requisitante, especificação e justificativa.
28. REGISTRO DE PREÇO
O Registro de Preços representa um conjunto de procedimentos para registro formal de preços, precedido de licitação realizada nas modalidades concorrência ou pregão, onde são selecionadas propostas de preços unitários a serem utilizadas em contratações futuras de bens ou serviços, de consumo e uso freqüente.
29. CONTRATOS
Todo e qualquer ajuste celebrado entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, por meio do qual se estabelece acordo de vontades, para formação de vínculo e estipulação de obrigações recíprocas.
30. CONVÊNIOS
Instrumento que trata da transferência de recursos públicos onde tem como partícipe, órgão da administração pública municipal direta, autárquica ou fundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista que estejam gerindo recursos dos orçamentos do Município, visando à execução de programas de trabalho, projeto/atividade ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação.
31. TERMOS DE PARCERIA
Instrumento passível de ser firmado entre o Poder Público e as entidades qualificadas como Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público destinado à formação de vínculo de cooperação entre as partes, para o fomento e a execução das atividades de interesse público.
32. REAJUSTE DE CONTRATOS
O Reajuste ocorre quando há uma majoração dos preços iniciais destinada a compensar a inflação, ou elevações dos preços de mercado, decorrentes do aumento geral de custos durante o período de execução.
33. REEQUILÍBRIO DE
CONTRATOS
Para que haja o reequilíbrio de contratos é preciso que se configure a necessidade de restabelecimento da relação contratual inicial entre os encargos do contrato e a retribuição da Administração para justa remuneração dos serviços.
34. PREGOEIRO
Servidor nomeado que tem a função de organizar, direcionar e conduzir a licitação na modalidade Pregão.
A designação do pregoeiro poderá ser pelo período de um ano, admitindo-se reconduções para períodos seguintes ou para licitação específica.
Função de pregoeiro deverá ser exercida por servidor que detenha qualificação profissional e perfil adequados para referido fim.
Cabe ao pregoeiro à condução do pregão e "à equipe de apoio auxiliá-lo em todas as fases do processo licitatório, conforme a presente instrução e instrução normativa específica, com as rotinas de trabalho (a elaborar).
IV - BASE LEGAL E
REGULAMENTAR
Constituição Federal de 1988, art. 37, XXI;
Lei Complementar nº 101/2000;
Lei Federal n° 4.320/64;
Lei Federal n° 8.666/1993;
Lei Federal n° 10.520/2002;
Lei federal n° 123/2006;
V - RESPONSABILIDADES
1. Da Unidade Responsável
pela Instrução Normativa:
- Promover a divulgação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada;
- Orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação;
- Promover discussões técnicas com as unidades'executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão;
- Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa.
2. Das Unidades
Executoras:
- Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de atualização;
- Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre as alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
- Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os servidores da unidade, velando pelo fiel cumprimento da mesma;
- Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
3. Da Unidade Responsável
pela Coordenação do Controle Interno:
- Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
- Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao SCO, SCL, SFI e ao Almoxarifado, propondo alteraçõès na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles.
VI - PROCEDIMENTOS
A. QUANDO DA REQUISIÇÃO
1. O procedimento de compras/serviços inicia-se no Departamento de compras/almoxarifado e deverá ser precedido da requisição, onde deverá constar o seguinte: unidade administrativa requisitante, data, a discriminação do pedido, justificativa, assinatura do requisitante e assinatura do Ordenador, que funcionará como forma de autorização.
Atenção: o procedimento de aquisição somente deverá ser realizado quando constatada a inexistência ou insuficiência do material no almoxarifado.
2. O objeto da contratação (obra, serviço ou material) deverá ser descrito minuciosamente pelo próprio requisitante ou por órgão técnico competente, quando necessário, por força de características técnicas específicas, ou por ambos em conjunto.
3. A especificação do objeto deverá ser clara e precisa e conter pelo menos as seguintes informações: quantidade, características de padrão de qualidade e, quando necessário, as garantias a serem requisitadas.
4. A justificativa deverá demonstrar à autoridade superior a necessidade da contratação.
5. Em seguida, a requisição deverá ser protocolada pelo departamento de compras/almoxarifado e será autuada em um processo administrativo/pagamento.
B. DA CONTRATAÇÃO
1. Após a protocolização, o departamento de compras/almoxarifado deverá realizar a cotação de preços, conforme:
1.1. A estimativa do preço será informação essencial para a instrução do processo, devendo indicar adequadamente os custos unitários e totais da contratação.
1.2. Com base na estimativa de preços é que se definirá, por exemplo, a modalidade de licitação (ou mesmo a sua dispensabilidade em razão do valor), bem como se verificará a existência de dotação orçamentária suficiente. Além disso, o preço estimado constituirá subsídio para o futuro julgamento das propostas apresentadas no procedimento licitatório ou para a aceitação do preço proposto em uma contratação direta.
1.3. A estimativa poderá ser feita mediante pesquisa de mercado, valores licitados anteriormente, consulta em publicações especializadas (inclusive pela Internet), ou pesquisa junto a outros órgãos públicos que tenham contratado objeto semelhante.
1.4. Deverá possuir no mínimo 03 (três) orçamentos. Caso não seja possível a coleta de 03 orçamentos o departamento deverá justificar.
1.5. É fundamental que a fonte das informações (nome e CNPJ do fornecedor), o método utilizado e o período em que a pesquisa foi realizada sejam indicados. Poderá ser elaborado um formulário padrão para a coleta de preços
2. Com a devida cotação o processo deverá ser encaminhado ao departamento de contabilidade para a informação da dotação orçamentária e a disponibilidade financeira para aquela contratação.
3. Informado pelo departamento contábil, o processo será remetido ao setor de compras para junto à assessoria jurídica administrativa definirem a forma que será contratado, ou seja, por dispensa, ou por inexigibilidade, ou por meio de processo licitatório.
B.1. NO CASO DE
CONTRATAÇÃO DIRETA (Lei 8.666, art. 24, incs. I e II)
1. O departamento de compras/almoxarifado fará a apuração do melhor preço e realizará a conferencia das certidões, pois somente será contratado aquele que tiver todas as certidões negativas que a lei determina.
1.1. Em casos extremos de necessidade da Câmara Municipal, poderá contratar sem a exigência acima, porem deverá ser precedido de justificativa.
2. Após a apuração das melhores condições, o departamento de compras solicitará a pré-reserva e em seguida comunicará à Contabilidade que fará a respectiva Reserva.
3. A seguir, será solicitado o pré-empenho pelo departamento de compras. E em seguida será encaminhado o processo para a contabilidade realizar o Empenho da respectiva contratação.
4. Após o empenho, o departamento de compras realizará a contratação. Quando for necessária a confecção de Contrato Administrativo, este será elaborado pela Assessoria Jurídica Administrativa e será encaminhada a minuta para o Procurador proferir o Parecer Jurídico. Caso aprovado, o contrato deverá ser publicado conforme preceitua a Lei n° 8.666/923.
5. Após a contratação, o processo será encaminhado ao departamento contábil, para as providências que se fizerem necessárias.
B.2. NOS CASOS DE
DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO - art. 24, III a XXXII e 25, I, II,
III
1. Nos casos em que, pela avaliação preliminar do Departamento de compras, a contratação for passível de ocorrer por dispensa ou inexigibilidade da licitação, conforme o título, a esta caberá, de maneira fundamentada, justificar as razões técnicas e administrativas.
2. Em seguida o processo será encaminhado ao Procurador para análise e confecção de Parecer jurídico. Estando tudo em conformidade com a legislação deverá ser encaminhado ao Presidente da Câmara para a devida autorização.
3. Após autorização, o processo retornará ao departamento de compras que solicitará a pré-reserva e em seguida comunicará a Contabilidade que fará a respectiva Reserva.
4. Em seguida o depto. de compras solicitará o pré-empenho. Após, este será encaminhado para contabilidade realizar o Empenho da respectiva contratação.
5. Realizado o Empenho, o processo será encaminhado ao depto. de compras para a realização da contratação
6. Este procedimento deverá ser realizado obedecendo aos requisitos estabelecidos no art. 26, caput e Parágrafo Único, da Lei 8.666/93.
7. Após a contratação, o processo será encaminhado ao departamento contábil, para as providências que se fizerem necessárias.
B 3. NO CASO DE
CONTRATAÇÃO ATRAVÉS DE CREDENCIAMENTO
1. As contratações, quando efetuadas dessa forma, deverão observar rigorosamente as disposições do respectivo Edital de Credenciamento e correspondente regulamento, culminando com a formalização e obtenção das assinaturas no Termo de Credenciamento ou Termo de Contrato de Credenciamento.
2. Este processo deverá seguir a mesma tramitação acima.
C. DO PROCESSO
LICITATÓRIO, COM EXCEÇÃO DO REGISTRO DE PREÇO
1. Definida a contratação por meio de Processo Licitatório, o depto. de compras encaminhará o processo administrativo a Comissão Permanente de Licitação/Pregoeiro, para iniciar o procedimento licitatório em questão.
2. Dessa forma, inicia-se a fase interna. A CPL/Pregoeiro decidirá a modalidade da Licitação e tipo de licitação a serem adotados, elaborará a Minuta do Edital e do Contrato correspondente e anexos, quando houver, e encaminhará o processo ao Procurador, para parecer.
2.1. Nas licitações para contratação de obras e serviços, nas modalidades concorrência, tomada de preços e convite a comissão de Licitação elaborará o projeto básico, prévio e obrigatório;
2.2. Para contratação de bens e serviços comuns, na modalidade pregão a Comissão de Licitação/Pregoeira elaborará o termo de referência, prévio e obrigatório.
3. O Procurador analisará os aspectos legais da minuta de Edital e Contrato, emitirá parecer jurídico e encaminhará para a CPL/Pregoeiro para providências.
3.1. O Procurador poderá fazer observações ou mudanças na minuta de Edital, as quais deverão ser observadas pela CPL/Pregoeiro.
4. Após o parecer, o Procurador encaminhará o processo a Comissão que fará a publicação do respectivo Edital, conforme preceitua a Legislação, onde inicia a fase externa.
5. Inicia-se a Fase Externa com a publicação e os prazos do Edital na forma da Lei (art. 21, da Lei n° 8666/93 e Lei n° 10.520/02).
6. Realização do Certame Licitatório na forma da Legislação em vigor, Lei n° 8.666/93 ou Lei n° 10.520/02.
7. Realizado o certame, o processo deverá ser encaminhado ao Procurador para análise e parecer sobre a homologação. Em seguida deverá ser encaminhado para a Controladoria Interna, para auditoria concomitante, antes da homologação.
7.1. A Procuradoria e a Controladoria realizarão análise do Processo e deverá emitir parecer opinando pela homologação ou não do certame, após a análise, encaminhará o processo para a CML/Pregoeiro.
7.2. Caso encontre alguma falha, deverá encaminhar o processo a CPL/Pregoeiro para que providencie o saneamento do feito.
7.3. Caso entendam que o certame deva ser anulado ou revogado deverão fazer recomendação.
7.4. Estando o processo legalmente instruído, e em não havendo recurso este deverá ser encaminhado a CPL/Pregoeiro para confeccionar o Termo de Homologação e encaminhar ao Presidente da Câmara para assinatura e homologação e posterior publicação pela CPL/ Pregoeira.
7.5. Em caso de recurso, a CPL/Pregoeiro deverá encaminhar ao Presidente para decidir, após parecer do procurador sobre a admissibilidade ou não do recurso.
8. Após assinatura do Termo de Homologação e a publicação, a CPL/Pregoeiro juntamente com a Assessora jurídica, caso necessário, elaborará o referido Contrato Administrativo e sua publicação, conforme preceitua a Legislação. Em seguida encaminhará ao depto. de compras o contrato ou o Termo de Homologação, quando tratar de contratação sem contrato (entrega imediata), para a efetivação da referida contratação.
9. O depto. de compras solicitará a pré-reserva e em seguida comunicará a Contabilidade, que fará a respectiva Reserva.
10. A seguir, será solicitado o pré-empenho pelo departamento de compras. E em seguida será encaminhado o processo para contabilidade realizar o Empenho da respectiva contratação.
10.1. Quando se tratar de Contrato Administrativo, este deverá ser encaminhado a Contabilidade para realização do empenho global deste.
11. Após o empenho, o departamento de compras realizará a contratação.
12. Após, o processo será encaminhado a Contabilidade para as providências que se fizerem necessárias.
13. Senão houver empresa vencedora, encaminhar ao Presidente para decisão de repetição ou não do certame.
14. Na modalidade pregão, em havendo empresa vencedora o pregoeiro deverá fazer a adjudicação, nas demais modalidades, a adjudicação caberá ao Presidente da C.M.M.
D. NO CASO DE COMPRAS OU
CONTRATAÇÃO ATRAVÉS DE SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS
1. O Sistema de Registro de Preços representa um conjunto de procedimentos para registro formal de preços, precedido de licitação realizada nas modalidades concorrência ou pregão, onde são selecionadas propostas de preços unitários a serem utilizadas em contratações futuras de bens ou serviços, de consumo e uso freqüente.
1.1. Em relação ao objeto, deve-se salientar que, a rigor, o registro de preços é adequado àqueles objetos mais simples, que podem ser individualizados através de uma descrição simplificada e sucinta, sem complexidade.
2. O Sistema de Registro de Preços (SRP) é um procedimento especial de licitação, onde a Administração não está vinculada à contratação. Em face disso, as contratações podem ser realizadas na medida de sua necessidade.
2.1. O SRP deve ser utilizado preferencialmente quando:
a) houver necessidade de contratações freqüentes, em que se verifique a conveniência na entrega ou prestação realizada de forma parcelada;
b) não for possível definir previamente o quantitativo exato a ser demandado pela Administração;
c) for mais conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços necessários à Administração para o desempenho de suas atribuições.
3. O processo de contratação por meio do SRP terá início no depto. de compras e seguirá o descrito no item B e C.
4. Após a realização da licitação, os preços e as condições de contratação ficarão registrados na Ata de Registro de Preços, válidos por no máximo 12 meses improrrogáveis. A ata deverá ser assinada pelo Presidente da Câmara, Procurador(a) Assessora Jurídica Administrativa, Controlador(a) Interno e representante da empresa vencedora.
4.1. Após a publicação da Ata, surge para o particular cujo preço foi registrado um vínculo de natureza obrigacional para com a Administração, que se traduz no dever de, quando convocado, vir a fornecer o objeto ofertado pelo preço registrado.
4.2. Deverá ser realizada pesquisa de mercado, periodicamente, com o intuito de verificar se o preço registrado está compatível com o praticado pelo mercado especializado.
5. O depto. de compras é o gerenciador do Registro de Preço.
E. DOS CONTRATOS
1. Realizados os procedimentos acima descritos, sendo necessária a formalização mediante contrato, a CPL/Pregoeiro juntamente com a assessora jurídica administrativa tomarão as providências para a elaboração do Contrato Administrativo. ,'
2. A formatação dos contratos, convênios, termos aditivos e atas de registro de preços deverão seguir o seguinte padrão:
a) Formatação Página:
PÁGINA:
Esquerda: 3,00 cm, Direita: 2,00, Superior: 5,5 cm e Inferior: 2,50 cm
CABEÇALHO:
Marcar: “Ativar cabeçalho” e Mesmo conteúdo esquerda/direita”
Não Marcar: “Utilizar espaçamento dinâmico” e “Autoajustar altura”
Margem esquerda e direita e espaçamento: 0,10 cm / Altura: 0,10 cm
RODAPÉ:
Marcar: “Ativar cabeçalho” e Mesmo conteúdo esquerda/direita”
Não Marcar: “Utilizar espaçamento dinâmico” e “Autoajustar altura”
Margem esquerda e direita e espaçamento: 0,00 cm / Altura: 0,10 cm
PARÁGRAFO:
RECUO E ESPAÇAMENTO: 0,00 cm (cinco espaços)
ENTRELINHAS: “Simples”
b) Timbre Câmara:
Copiar os timbres e colar no cabeçalho e rodapé.
Clicar nos timbres com o botão direito e marcar “Ancorar - no caractere”.
c) Numeração de página:
Copiar a numeração e colar dentro do rodapé.
Arrastar e colocar no lado direito um pouco acima do timbre.
d) Fonte
Fonte Arial, tamanho 11 para contratos, convênios e aditivos.
3. Nos casos de contratos e convênios deverá seguir a numeração de acordo com a seqüência cronológica e numérica. Os termos aditivos seguem a seqüência com a numeração do contrato originário e as Atas de Registro de Preços seguem a seqüência cronológica e numérica no momento de elaboração da minuta.
4. Os Contratos deverão ser elaborados obedecendo aos requisitos constantes no Capítulo III, arts. 54 e seguintes da Lei n° 8.666/93.
4.1. Será sempre elaborado no mínimo em 03 (três) vias. Sendo uma via no processo de licitação, uma via para arquivo na Contabilidade e uma via para o fornecedor.
5. O contrato deverá ser assinado pelo Presidente da Câmara Municipal, pelo Fornecedor (conforme contrato social) e por duas testemunhas.
6. Após, providenciar a publicação do extrato no Diário Oficial do Município, conforme preceitua o Parágrafo Único, do art. 61, da Lei 8.666/93.
7. Os Convênios, Termos Aditivos, Rescisões^ Declarações de Inidoneidade, Termo de Suspensão, Termo de Paralisação e Reinicio de Obras, Cancelamento de item da Ata de Registro de Preços, bem como os extratos de dispensa, inexigibilidade de licitação e Ata de Registro de Preços, também deverão ser publicados no Diário Oficial do Município e no site da Câmara Municipal, na forma da lei.
7.1. Verificar existência de documentos e autorizações necessárias para publicação das dispensas e inexigibilidades de licitação em conformidade com o Artigo 26 da Lei n° 8666/93.
8. O Presidente da Câmara deverá realizar uma análise, preferencialmente dentre os servidores efetivos para atuar como Fiscal do Contrato. Este servidor será nomeado por meio de Portaria.
8.1. A Portaria especificará o número e o objeto do Contrato no qual o servidor atuará como Fiscal.
8.2. Todo Contrato deverá possuir Fiscal, conforme preceitua o art. 67, da Lei n° 8.666/93.
9. Após a realização de todos estes procedimentos, o Processo Administrativo deverá ser encaminhado a Contabilidade para processamento e arquivamento.
E.1. PROCEDIMENTOS PARA
ADITIVOS DE CONTRATOS
1. Nas situações em que for necessária a celebração de termo aditivo de contratos de fornecimentos, obras ou serviços, deverão ser observados os seguintes procedimentos mínimos:
a) O controle dos contratos é de responsabilidade da Contabilidade, que, deverá com antecedência de três meses, comunicar ao depto. de compras, para resolução se irá ou não realizar o Aditamento contratual.
2. O depto. de compras juntamente com a Assessoria Jurídica Administrativa elaborarão a minuta do aditivo contratual e encaminhará o processo ao Procurador para análise e parecer.
3. A análise e o parecer jurídico deverão enfocar a observância da Lei 8.666/93 e o cumprimento dos procedimentos dispostos nesta IN, incluindo avaliação dos termos da minuta do contrato.
4. Caso a minuta tenha a aprovação jurídica, será devolvida com o parecer ao depto. compras, que providenciará a celebração do termo Aditivo junto à assessoria jurídica administrativa.
4.1. Caso contrário, serão indicadas as divergências, solicitando-se as informações e documentos necessários. Se mesmo assim, não forem sanadas as observações apontadas, a solicitação será encaminhada, sem aprovação.
5. À minuta do aditivo deverá estabelecer com clareza e precisão' as condições contratuais relativas aos acréscimos de materiais e/ou serviços, tais como: objeto, valores totais, crédito orçamentário (projeto/atividade), condições para pagamento, garantia (se existir, como será suplementada), prazos etc.
6. Assinado o Termo Aditivo, será publicado o extrato do contrato dentro do prazo estabelecido no parágrafo único do art. 61 da Lei 8.666/93.
F. DO RECEBIMENTO DOS
MATERIAIS
1. Os materiais e bens deverão ser conferidos pelo servidor ou comissão responsável pelo Almoxarifado em relação à quantidade, e inspecionados quanto à qualidade exigida no produto e validade do mesmo, conforme o contrato e a Nota fiscal.
2. Após o recebimento, as notas fiscais serão anexadas ao processo administrativo/pagamento, deverá ser encaminhada à Contabilidade.
3. Quando tratar-se de aquisição de bens patrimoniais deverá ser exigida a identificação de bens patrimoniais (fixação de plaqueta, etiqueta, pintura ou gravação) e a data no corpo da nota fiscal ou do Contrato, o qual deverá ser colocado pelo responsável do Patrimônio da Câmara Municipal.
G. QUANDO DA EXECUÇÃO DA
DESPESA
1. O depto. de compras encaminhará uma via da nota de empenho e da autorização de fornecimento ou a ordem de serviço ao fornecedor e arquivará outra via para controle.
2. As autorizações de fornecimento ou as ordens de serviço somente poderão ser emitidas após o recebimento da nota de empenho.
3. Nos casos de fornecimento de bens ou produtos, quando do recebimento, as especificações dos documentos constantes da autorização de fornecimento deverão ser conferidas pelo servidor responsável, respondendo pela sua destinação e certificando a regularidade e a conformidade do fornecimento no verso da nota fiscal, a qual será encaminhada a contabilidade/financeiro para processamento e posterior pagamento.
4. O fiscal do contrato deverá fiscalizar a execução, juntando as medições, cópias de relatórios resumidos, atestados de conclusão e outros documentos comprobatórios à nota fiscal antes do encaminhamento para a contabilidade/financeiro.
5. Devem ainda ser observados os seguintes procedimentos:
5.1. O servidor ou a comissão (art. 15, §8°, da lei 8.666/93) designado para receber o objeto contratual fiscalizará a sua execução, nos termos do art. 67 da lei 8.666/93;
5.2. Ficando comprovado que houve a prestação contratual de acordo com a autorização de fornecimento ou ordem de serviço, o servidor certificará - no verso da nota fiscal/fatura ou no termo próprio nela impresso - que os materiais foram fornecidos, ou os serviços ou obras foram executados de maneira regular, encaminhando, a seguir, a referida documentação para a contabilidade/financeiro.
5.3. Quando aplicável, anexar medições, relatórios, laudos de inspeção, atestado e outros documentos necessários a comprovar a efetiva liquidação da despesa. Devem ser observadas, ainda, as exigências do TCEES quanto à comprovação das despesas.
5.4. Se o contrato não tiver sido executado adequadamente, o fiscal (ou a comissão) não receberá o objeto contratual, e deverá providenciar a notificação para que a empresa contratada regularize o cumprimento da sua obrigação, que deverá ser anexada ao processo.
5.5. O setor de compras encaminhará a nota fiscal/fatura juntamente com o processo administrativo/pagamento e os demais comprovantes, para a Contabilidade que fará uma conferência e os devidos registros contábeis e após, será encaminhado ao depto. financeiro, com vistas ao pagamento da despesa. .
5.6. Somente será realizado o pagamento caso o processo esteja totalmente regular, sob pena de responsabilização do servidor.
6. Os procedimentos posteriores relativos ao processamento e pagamento da despesa deverão ser observados os requisitos constantes das Instruções Normativas SCO (Sistema de Contabilidade) e SFI (Sistema Financeiro).
VII - CONSIDERAÇÕES
FINAIS
1. Pressupõem-se hábeis e verídicos os documentos e elementos informativos que integram o processo de requisição de compras, serviços e obras, relativamente a cada fase específica, respondendo pela legitimidade dos mesmos os agentes públicos partícipes do procedimento, na medida das respectivas esferas de competência.
2. A realização de qualquer despesa sem a observância das tramitações e comprovações estabelecidas nesta Instrução Normativa sujeitará os responsáveis ao pagamento dos valores correspondentes.
3. Para a despesa destinada a atender situação de emergência, cuja execução exija rapidez, aplicam-se as rotinas prevista nesta EN, no que for possível, mantendo-se obrigatórios a autorização e empenhos prévios.
4. Excetua-se do disposto nesta Instrução Normativa a despesa eventual de pequeno valor, para atendimento de necessidades imediatas, efetuada com recursos provenientes de adiantamento (pronto pagamento) na forma dos artigos 68 e 69 da Lei Federal 4.320/64 e das normas do TCEES.
5. A Controladoria, bem como qualquer outro departamento inclusos na tramitação destes processos poderão sugerir alterações nos procedimentos, devidamente justificado, para alcançar sempre o melhor resultado à Câmara Municipal.
Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua aprovação.
Marataízes, 31 de março de 2014.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Marataízes.