VERSÃO: 01
DATA DE APROVAÇÃO: 10/09/2013
ATO DE APROVAÇÃO: IN SCI Nº 003/2013
UNIDADE RESPONSÁVEL: UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO DA CÂMARA MUNICIPAL DE MARATAÍZES-ES
1. Esta instrução normativa tem como objetivo orientar e disciplinar os procedimentos para o envio de informações e documentos contábeis, patrimoniais, fiscais e operacionais necessários a realização do controle externo exercido pelas equipes do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, atendendo o princípio da eficiência.
2. Abrange as unidades executoras e unidades responsáveis pelo sistema contábil, fiscal, patrimonial, pessoal, operacional; unidades fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado, no âmbito do Poder Legislativo do Município de Marataízes-ES.
Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:
3. CIDADES - WEB - Sistema Informatizado de Suporte à Auditoria - sistema de remessa por meio magnético e processamento dos dados referentes às prestações de contas bimestrais, abertura do exercício e informações adicionais, pelos entes Municipais obrigados na forma da Resolução nº 247/2012 atualizada pela Resolução 259/2013 do Tribunal de Contas do Estado.
4. LRF-Web - Sistema informatizado para remessa de documentos via internet ao Tribunal de Contas do Estado do Espirito Santo pelos jurisdicionados municipais.
5 - Os procedimentos e orientações desta Instrução Normativa têm como base legal as seguintes legislações:
- Constituição Federal/1988;
- Lei Complementar nº 101/2000;
- Lei nº 4.320/64;
- Lei Orgânica, Regimento Interno e demais normas do TCE-ES, e suas alterações.
- Resolução Nº 227/2011 do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo que dispõe sobre a criação, implantação, manutenção e fiscalização do Sistema de Controle Interno da Administração Pública;
- Resolução Administrativa 002/2013 de 23 de agosto de 2013, regulamenta o Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal de Marataízes, nos termos da Lei Municipal Nº 1490/2012.
- Instrução Normativa SCI Nº 001/2013, regulamenta a produção das normas.
6 - Esta Instrução Normativa fundamentam-se na necessidade de orientar e normatizar procedimentos para o envio de documentos e informações ao Tribunal de Contas do Espírito Santo, no que se referem as:
6.1. Remessas de Documentos e Informações Obrigatórias;
6.2. Remessas dos Informes do Sistema CIDADES-WEB - Auditoria Pública Informatizada de Contas;
6.3. Remessa dos Informes do Sistema LRF - WEB.
7. A remessa de documentos e informações ao Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, conforme o disposto nesta Instrução Normativa estará sob a responsabilidade direta das seguintes UnidadesAdministrativas:
7.1. Gabinete da Presidência
7.2. Unidades Responsáveis (Sistemas Administrativos)
7.3. Unidade Executora (Departamento de Contabilidade);
7.4. Unidade Central de Controle Interno;
8. Do Órgão Central de cada Sistema Administrativo (Unidade Responsável):
Determinar o envio das informações exigidas ao TCEES, dentro do prazo estabelecido;
9. Das Unidades Executoras (Departamento de contabilidade):
Enviar as informações necessárias ao TCEES, no prazo estipulado na Resolução do TCEES;
10. Da Unidade Central do Controle Interno:
Fiscalizar o envio dessas informações no prazo legal;
Acompanhar os prazos previstos na legislação em vigor;
11. As Unidades Administrativas mencionadas exercerão suas competências na forma desta Instrução Normativa, das orientações de Remessa de Documentos e Informações disponível no site do TCE-ES e demais legislação sobre a matéria.
12. O Presidente da Câmara Municipal receberá as notificações do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo e fará sua observância, analisando a necessidade de elaborar defesa ou justificativa.
12.1. Caso não seja causa de defesa ou justificativa, encaminhará o alerta do recebido para o seu devido arquivamento pela Unidade Executora.
12.2. Realizada a análise, sendo necessário formular defesa ou justificativa, encaminhará à Unidade Central de Controle Interno da Câmara - UCCI.
12.3. A Unidade Central de Controle Interno, de posse da (notificação) encaminhará a mesma às unidades responsáveis por cada justificativa solicitada, para providências com relação à formulação da defesa ou justificativa cabível, bem como verificar a necessidade de requerer documentos ou informações necessárias para compor o processo. Depois de concluído, o mesmo será encaminhado novamente à UCCI.
12.4. A Unidade Central de Controle Interno, após receber o processo de defesa, junto ao Procurador da Câmara, fará nova análise do conteúdo. Caso os documentos ou informações não estejam em conformidade devolverá para a devida correção.
13. O Procurador Jurídico da Câmara analisará a defesa e poderá decidir, dentre outras providências:
13.1. Devolver à Unidade Competente se entender necessário o ajuste na defesa ou justificativa;
13.2. Configurar o processo nos moldes jurídicos exigidos.
14. A Unidade Executora responsável pela defesa ou justificação, deverá observar o prazo de envio, os documentos necessários e modelos dos anexos determinado pelo TCE-ES.
15. Havendo necessidade de prorrogar o prazo, devido à complexidade do assunto, solicitará ao Presidente que requeira, por meio de ofício, ao Tribunal de Contas do Estado a dilação de prazo.
16. Depois de concluído o processo de defesa ou justificativa, o procurador da Câmara encaminhará o mesmo ao Presidente, para conhecimento, assinatura e envio ao Tribunal de Contas do Estado.
17. Anualmente, o Departamento de Contabilidade em cumprimento das obrigações legais enviará ao Tribunal de Contas, via internet através do CIDADE-WEB - Sistema Informatizado de Suporte à Auditoria, os dados de abertura do exercício, conforme prazo estipulados na Resolução nº 247/2012, atualizada pela Resolução nº 259/2013 e ainda:
18. Bimestralmente, o Departamento de Contabilidade em cumprimento das obrigações legais, após encerramento do bimestre, enviará ao TCEES, via internet através do CIDADES-WEB - Sistema Informatizado de Suporte à Auditoria, Prestação de Contas, conforme prazos estipulados em Resolução nº 247/2012, atualizada pela Resolução nº 259/2013.
19. Anualmente, o Departamento de Contabilidade em cumprimento das obrigações legais enviará ao Tribunal de Contas a Prestação de Contas Anual de acordo com o Artigo 135 da Resolução TCE-ES nº 161/2013.
20. Compete ao Departamento de Contabilidade, dentre outras atribuições:
20.1. Verificar se os dados de remessa estão disponíveis no sistema de informação e observar os prazos nas resoluções do Tribunal de Contas do Estado.
20.2. A indisponibilidade das informações no sistema implicará as seguintes providências, dentre outras:
20.2.1. Requerer ao Responsável pela alimentação do sistema, o registro das informações, por meio de comunicação interna no sistema ou por outro meio hábil;
20.2.2. Informar a Unidade Central de Controle Interno a falta de registro tempestivo das informações.
21. A Unidade Competente pelas informações do sistema, quando notificada das irregularidades, no prazo de 05 (cinco) dias ininterruptos disponibilizará as informações e comunicará o servidor responsável pela alimentação do sistema CIDADES-WEB a disponibilidade das informações.
21.1. O servidor responsável pelo sistema CIDADES-WEB, de imediato, alimentará o sistema com a informação disponibilizada.
21.2. O servidor responsável pelo sistema CIDADES-WEB gerará os arquivos conforme layout do sistema, visualizando e validando-os com a ferramenta legalmente utilizada.
21.3. Depois de gerar o arquivo conforme indicado, enviará as informações por meio do portal da unidade gestora no site do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo.
21.4. Verificada a ocorrência de erro no envio das informações deverá analisar e identificar o ocorrido e encaminhar para a unidade competente, esta analisará e regularizará as ocorrências, registrando no sistema próprio as informações.
21.5. Após sanar os erros a unidade responsável pela reparação, comunicará ao Departamento de Contabilidade que os erros foram sanados.
21.6. Após o envio das mensagens o servidor responsável pelo sistema CIDADES- WEB, deverá emitir relatório para conferência e arquivá-lo para posteriores consultas.
21.7. Visualizar e validar as informações enviadas através dos diversos relatórios gerados pelo sistema colocados à disposição dos jurisdicionados municipais no CIDADES-WEB.
22. O Departamento de Contabilidade em Cumprimento das Obrigações Legais remeterá ao TCEES, via Sistema LRF-Web, dados do Relatório de Gestão Fiscal, descritos no Anexo I da Resolução 193/2003 e suas alterações, até 45 dias após o encerramento do período a que corresponder.
23. O Departamento de Contabilidade em cumprimento das obrigações legais realizará a conferência dos dados emitidos pelo TCEES, via internet, através do Sistema LRF- Web.
24. Os Relatórios da Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) após conferidos serão encaminhados através do sistema LRF-Web ao TCEES, de acordo com a periodicidade exigida em Lei.
25. O Departamento de Contabilidade verificará a ocorrência de envio dos dados da Câmara Municipal, por meio eletrônico, observando os prazos orientados pelo Tribunal de Contas do Estado.
26. Não enviado os dados o Departamento de Contabilidade informará a Unidade Central de Controle Interno a falta de envio tempestivo dos dados.
26.1. Havendo inconsistência, verificará qual informação sonegada na rubrica ou elemento de despesas da tabela de equivalência do LRF-WEB.
26.2. Estando consistentes as informações, realizará o preenchimento dos dados manualmente no sistema LRF-WEB.
27. Concluídas as fases, fechar o quadrimestre e gerar o arquivo para o envio, por meio do portal da unidade gestora, no site do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo. Finalmente, imprimir o protocolo da remessa e arquivar.
28. Visualizará e validará as informações registradas no Sistema LRF-Web, principalmente através dos diversos relatórios gerados pelo sistema colocados à disposição dos jurisdicionados municipais na página do TCE-ES.
29. A Unidade Competente pela remessa de documentos e informações obrigatórias em conformidade com as orientações do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo verificará quais documentos e informações são necessários para o envio:
I - Das peças de planejamento;
II - Contas anuais
III - Balancetes mensais;
IV - Processo Seletivo Simplificado;
V - Concurso público;
30. Constatada a falta de informações, a unidade executora as requererá, e a unidade solicitada disponibilizará os documentos, enviando a unidade solicitante;
31. Estando às informações completas e precisas, a unidade responsável seguirá os seguintes passos:
I - Juntar os documentos anexados pelo Presidente e responsável pelo documento, observado a ordem exigida pelo Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo;
II - Elaborar índice, páginas e rubricas em todas as vias;
III - Elaborar ofício de encaminhamento contendo:
a) Códigos da unidade gestora no Tribunal de Contas do Estado;
b) CPF e RG;
c) Endereço do ordenador de despesas;
d) Indicações precisas do assunto ou processo.
32. Concluídos todos os passos, disciplinados acima, encaminhará à Unidade Central de Controle Interno para análise.
33. A Unidade Central de Controle Interno recebendo o processo verificará a conformidade com as normas do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo.
34. Constatada a não conformidade a Unidade Central de Controle Interno devolverá o processo para a unidade responsável, para devida regularização.
35. Observado a formalidade exigida pelo Tribunal de Contas do Estado, enviará o processo ao Gabinete da Presidência da Câmara.
36. O Presidente receberá o processo enviado pela Unidade Central de Controle Interno para análise, assinatura e envio a Unidade Responsável.
37. A unidade responsável pela remessa de documentos e informações obrigatórias após receber o processo do Gabinete da Presidência enviará o processo para protocolizar no Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo.
14. Esclarecimentos adicionais a respeito da matéria poderão ser obtidos, através de pesquisas jurídicas, consulta à legislação, bem como à Unidade Central de Controle Interno a quem compete orientar todas as Unidades Executoras e Unidades Responsáveis.
42. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Marataízes.